Koordinoitua järjestö- ja vapaaehtoistoimintaa sairaalassa

Hyviä käytäntöjä kumppanuuteen – OLKAa Hyvä!

OLKA-toiminnan logo

Katja Kuusela kuvaa sosionomi (ylempi AMK) opinnäytetyössään sosiaali- ja terveysjärjestöjen ja sairaaloiden välistä kumppanuutta ilmiönä, tapauksen OLKA-toiminta kautta. Lähestymistapa on hyvien käytäntöjen jakamisessa. OLKAssa on kosolti kokemuksia kumppanuuden hyvistä käytännöistä sekä sudenkuopista.

OLKA® on rekisteröity tavaramerkki, jonka omistavat HUS ja EJY ry (nyk. HyTe ry). OLKAssa sosiaali- ja terveysjärjestöt toimivat potilaan parhaaksi Suomen sairaaloissa. Järjestölähtöinen toiminta on joko vapaaehtoisen tai ammattilaisen apua ja tukea potilaille ja heidän läheisilleen. OLKA-toimintaa on 18:lla paikkakunnalla ympäri Suomea, toimijoista muodostuu Valtakunnallinen OLKA-verkosto.

OLKA-toiminta toiminnoittain: OIVA-tietopalvelu, TOIVO-tukipalvelu, vapaaehtoinen ILONA-palvelu, HELMI-kehittäjäpalvelu. Myös koordinoinnin ja kehittämisen vaiheet sekä vapaaehtoisen ja kokemustoimijan polku.
Kuvio 1. OLKAn palvelutarjotin 2020. Lähde: Valtakunnallinen OLKA-verkosto 2020.

Opinnäytetyöni kysymykset ovat: Mitkä ovat OLKA-toiminnan juuret ja kehityskaari? Mitkä ovat järjestöjen ja sairaaloiden välistä kumppanuutta estäviä tekijöitä? Mitkä ovat järjestöjen ja sairaaloiden välistä kumppanuutta edistäviä käytäntöjä?

Käytin vastausten löytämiseen erilaisia aineistoja: haastatteluja, dokumentteja sekä rekisteriaineistoja. Avaininformanttien yksilöhaastattelut loivat oivallisen pohjan opinnäytetyön tekemiseen. Erityisen mieluisia olivat Teamsilla toteutettu vapaamuotoinen keskustelu OLKA-verkoston työpajassa sekä sairaaloiden edustajien ryhmähaastattelut. Näissä kaikissa jaoimme hyviä käytäntöjä keskenämme.

Opinnäytetyön aluksi kuvaan tutkimusstrategiani, kumppanuuden teoriaa sekä muutoksessa olevan toimintaympäristön, sote-uudistusta unohtamatta. Opinnäytetyön tulososion aloittaa OLKAn juurien ja kehityskaaren kuvaus.

OLKAn aikajana 2006-2021. Ihannesairaala -hanke 06-09. Vertaisresepti-hanke 11. OLKA-piste 13. Vertaistalo.fi ja Oulu mukaan 16, seinäjoki mukaan 17. OLKA sitoumus ja -yhteistyösopimus 18. Toivo-vertaistukisovellus ja rekisteröinti 21.
Kuvio 2. OLKA-toiminnan kehityskaari. Lähde: Tarja Nordman projektipäällikkö, HUS, 2021.

Historiakatsauksen jälkeen kuvailen kumppanuutta estäviä tekijöitä, joita ovat: organisaatioiden toimintakulttuurien erot, resurssointi ja puitteet sekä tiedotuksen ja viestinnän haasteet. Tämän jälkeen sokerina pohjalla pureudun hyviin käytäntöihin.

Toteuttamissani haastatteluissa löytyi runsaasti hyviä käytäntöjä OLKA-toiminnan toteuttamisen tueksi. Poimin haastatteluista 133 eri asiaa tai asian muunnosta, jotka teemoitin useampaan kertaan saadakseni ne tiiviiseen, käytettävään muotoon.

Kumppanuuden hyvät käytännöt OLKAssa:

  • Rakenteet 1. OLKA sairaalan organisaatiossa
  • Rakenteet 2. Toiminnan koordinointi
  • Rakenteet 3.  OLKA-tiimi
  • Resurssit 1. Rahoitus ja sairaalan panokset
  • Resurssit 2. Järjestöjen työn mahdollistaminen sairaalassa
  • Vuorovaikutus ja viestintä

Teemat jakautuivat siten, että rakenteet muodostivat suurimman kokonaisuuden 69 maininnalla, resurssit (34) ja vuorovaikutus ja viestintä (30). Seuraavassa kuvailen tarkemmin jokaista teemaa.

Rakenteet 1. OLKA sairaalan organisaatiossa

Kumppanuuden tunnusteluvaiheen ja yhteistyön edellytysten kartoitus katsot-tiin äärimmäisen tärkeänä, kun lähdetään rakentamaan uutta kumppanuutta. Perusteellista taustoitusta mm. kyselyitä sairaalan henkilökunnalle sekä sosiaali- ja terveysjärjestöjen edustajille pidettiin välttämättöminä, jotta yhteinen tahtotila yhdessä tekemisestä löytyy. Kyselyitä on syytä toistaa, jotta asia pysyy mielessä ja juurtuu rakenteeksi.

Johto päättää yhteistyöstä ja solmii OLKA-yhteistyösopimuksen ja OLKA sitoumuksen.

”OLKA-verkostoon tullaan mukaan allekirjoittamalla OLKA-sitoumus. OLKA-sitoumus allekirjoitetaan alueen sairaalan/sairaanhoitopiirin, koordinoivan järjestön sekä OLKA-tavaramerkkiomistajien EJY ry ja HUS välille. Sitoumuksen avulla osapuolet sopivat siitä, että alueella toteutetaan OLKA-toimintaa ja OLKA-brändiä ohjeistuksen mukaisesti ja että alueet saavat siihen ohjausta verkostolta.” (OLKA Käsikirja 2021.)

Lisäksi OLKA-toimintaa koordinoivat alueelliset järjestöt sekä sairaalat solmivat omia yhteistyösopimuksia OLKA-periaatteiden pohjalle yhteistyötahojensa kanssa. Seuraava kuvio havainnollistaa alueellisen tason kumppanuuden periaatteet, toimintaa toteutetaan yhdessä ja kumpikin osapuoli tuo omia panostuksia mukanaan yhteiseen tekemiseen. Myös vapaaehtoiset sitoutuvat toimintaan sopimuksella.

Kuvassa hussin, ejyn, alueen sairaalan ja yhdistyksen välinen sitoumus joka mahdollistaa OLKAn toiminnan. Kuvan sisältö tekstissä.
Kuvio 3. OLKA sitoumus ja yhteistyösopimukset.

Rakenteet ovat toiminnan jatkuvuuden ja sujuvuuden tae. OLKA-toiminnalle on löydettävä sairaalan organisaatiossa paikka, jossa sen toimintaedellytykset säilyvät toimintaympäristön muutoksista huolimatta. Haastatteluista kävi ilmi, että eri sairaaloissa on OLKAlle löydetty eri kiinnittymiskohtia esim. kehittämisyksikkö, asiakaspalveluprosessit ja asiakasosallisuuden ydintiimi. Lisäksi toiminta on syytä kirjata sairaalan strategiaan ja pysyväisohjeeseen, jolloin se koskee läpileikkaavasti koko sairaalan toimintaa, näin ollen toiminta saadaan näkyviin myös toiminta- ja/tai asiakaskertomuksiin. Sairaalan sisäinen intra on keskeisessä asemassa, jotta sairaalan henkilöstö voi hyödyntää OLKAn tarjoamia palveluita tehokkaasti.

Rakenteet 2. Toiminnan koordinointi

Rakenteisiin liittyvissä asioissa pohdittiin paljon tapaamisten ja työryhmien kokoonpanojen merkitystä toiminnalle. Pidettiin erittäin tärkeänä, että valmistelussa on mukana laaja ohjausryhmä esimerkiksi sairaalan, järjestöjen ja kuntien edustajat. Sidosryhmien osallistamista pidettiin tärkeänä siksi, että siihen mitä itse on ollut suunnittelemassa ja kehittämässä, on helpompi ja luontevampi sitoutua. Asiakkaiden osallistumista toiminnan kehittämiseen pidettiin myös tärkeänä, ei vain asiakasosallisuuden parantamiseksi vaan myös siitä syystä, että ”potilaan” läsnäolo tuo yhteistyöneuvotteluihin inhimillisyyttä ja uusia näkökulmia.

Yhteisten palavereiden järjestämistä sairaalan henkilökunnan ja eri potilasjärjestöjen kesken pidettiin tärkeänä. Se, että OLKA-toimintaan liittyvät palaverit yleensäkin pidetään sairaalan tiloissa, mahdollistaa myös sairaalan henkilökunnan osallistumisen niihin.

”Keep it simple”, OLKA-toiminta tulee olla hyvin simppelisti rakennettua, jotta se on henkilökunnalle helppo ottaa käyttöön. Toiminnan riittävä taustoitus antaa sille vahvan pohjan. Kun toiminta alkaa uudella osastolla, OLKAa esitellään aina yhdessä sairaalan OLKA-yhteyshenkilön ja järjestöammattilaisen toimesta, mukana olisi hyvä olla myös vapaaehtoisia. OLKA järjestöammattilaisilla ja vapaaehtoisilla on takanaan johdon mandaatti eli lupa toimia sairaalassa. Osaston henkilökunta osallistuu myös toiminnan suunnitteluun.

Sairaaloissa on paljon erilaisia tukipalveluita, joiden on myös syytä tietää OLKAn olemassaolosta ja niidenkin kanssa olkalaisilla on monia yhteistyön paikkoja mm. turvallisuuden suhteen sekä tila-asioiden tiimoilta.

Rakenteet 3. OLKA-tiimi

OLKA-tiimillä tarkoitetaan järjestöammattilaisten ja sairaalan OLKA-yhteyshenkilön muodostamaa tiimiä. Tällaista rakennetta pidettiin laajasti tärkeänä ja välttämättömänä niin järjestöammattilaisten kuin sairaalan edustajienkin keskuudessa. OLKA-tiimi on toiminnan tärkein kokoonpano, koska se toteuttaa käytännön toiminnan sairaalassa. On hyvä huomata, että OLKAn yhteistyö sairaalan ja järjestön välillä on vähintään kaksi tasoista. Strategiselle tasolle sijoittuvat johdon tapaamiset, joita on harvemmin ja niissä käsitellään toiminnan reunaehtoja ja strategisia linjauksia. Toisella tasolla OLKA yhdyshenkilön kanssa suunnitellaan ja sovitaan käytännön konkreettisista asioista ja toimenpiteistä.

OLKA-tiimien toiminnan suhteen käytännöt vaihtelevat alueittain. Säännöllisiä tapaamisia oli joillakin alueilla käytössä kerran viikossa, toisilla alueilla joka toinen viikko ja joillakin kerran kuukaudessa. OLKA-tiimin viestikanavina olivat sähköposti ja jollain alueella WhatsApp-ryhmä. Johdon tapaamisia oli kaksi tai kolme kertaa vuodessa.

Resurssit 1. Rahoitus ja sairaalan panokset

Koko OLKAn palvelutarjottimen laajuista koordinoitua toimintaa sairaalassa on mahdotonta toteuttaa ilman rahoitusta. Vuonna 2021 STEA:n avustusta OLKA-toimintaan saa 15 järjestöä yhteensä 2 408 808 euroa (STEA Avustustietokanta). Kysyin tarkennuksia avustusmäärään Jyväskylän, Kuopion, Lohjan, Porin ja Seinäjoen OLKA-toimijoilta, koska näillä paikkakunnilla OLKA-toiminnan rahoitus on osa muuta avustuskokonaisuutta. Tarkennuksen jälkeen OLKA-toiminnan avustussummaksi vuodelle 2021 muodostuu 1 747 201 euroa.

OLKA-paikkakuntien STEA-rahoitukset ovat hyvin eri suuruisia, pienimmillään STEA-avustuksen osuus on noin 28 000 euroa/vuosi ja suurimmillaan 305 968 euroa/vuosi. Avustusten keskiarvo on 116 480 euroa.

Sairaalat panostavat OLKA-toimintaan monella tapaa: esimerkiksi henkilöresursseilla, maksuttomilla OLKA-pisteen tiloilla, kalusteilla ja maksutta käytössä olevilla kokoustiloilla, järjestöammattilaisille järjestetyillä työtiloilla sekä sosiaalitiloilla, kustantamalla vapaaehtoistoiminnan kulut: liivit huoltoineen, tarjoilut valmennuksiin, kiitoskahvit, vakuutukset sekä virkistyksen.

Edellä mainittujen asioiden osalta sairaaloissa on suuria eroja resurssoinnin suhteen. Kuitenkin näitä resursseja pidettiin erittäin tärkeinä sekä järjestöammattilaisten että sairaaloiden edustajien keskuudessa.

OLKA-pisteiden sijaintia pidettiin tärkeinä, että ne olisivat pääväylien varrella, jotta ne tavoittaisivat sekä potilaat ja heidän läheisensä, että henkilökunnan. Rauhallisia keskustelutiloja OLKAn työntekijöille pidettiin myös tärkeinä, näin kiireetön ja potilasta kunnioittava kohtaaminen mahdollistuisi.

Myös resurssoinnissa nousee esille yhdessä tekeminen. Vaikka järjestöosapuolilla on resurssi palkata OLKAn työntekijät, on sairaalan vastinparilla tärkeä rooli, jotta toiminta juurtuu ja nähdään sairaalan omana toimintana.

Resurssit 2. Järjestöjen työn mahdollistaminen sairaalassa

Järjestöammattilaisilla tulisi olla riittävät valtuudet ja toisaalta myös riittävä perehdytys sairaalaympäristöön (turvallisuus, hygienia, toimintatavat). Valtuuksilla tarkoitetaan tarvittavia avaimia ja kulkulupia sekä sairaalan intran yleiseen osioon pääsyä.

Esille nostettiin myös turvallisuusnäkökulma laajassa mielessä (mm. potilasturvallisuus) sekä mahdollisuus osallistua sairaalan henkilökunnalle suunnattuihin koulutuksiin ja erityistilanteiden harjoitteluun esimerkiksi palo- ja pelastusharjoitukset.

Asianmukaiset työtilat sairaalassa ja sosiaalitilojen käyttö mahdollisuus, luovat järjestöammattilaisille hyvät toimintapuitteet. Se, miten järjestöammattilaiset otetaan vastaan sairaalaan, vaikuttaa luottamuksen syntymiseen ja toimintaan sitoutumiseen puolin ja toisin.

Vuorovaikutus ja viestintä

Kumppanuudessa korostuu vuorovaikutuksen ja viestinnän merkitys mm. luottamuksen synnyttämiseen ja ylläpitämiseen. OLKA-toiminta on riippuvainen sen kaikista osista ja sidosryhmistä, joten siksikin selkeä ja riittävä viestintä ja vuorovaikuttaminen kumppaneiden ja sidosryhmien välillä on tärkeää.

Kun yhteistyötä ja kumppanuutta viritellään yli perinteisten sektorirajojen, on yhteisen kielen löytämiseen kiinnitettävä erityistä huomiota. OLKAn työpajassa tuli esille mm. termien vapaaehtoistyö versus vapaaehtoistoiminta ja työvuoro versus vapaaehtoisvuoro merkitys. Vaikka asiasanana vapaaehtoistyötä käytetään yleisesti, on arkikielessä syytä välttää työ-sanaa, jotta kaikki osapuolet ymmärtävät ja muistavat, että kyse on vapaaehtoisten antamasta panoksesta. Myös STEAn termien ja ”kielen” tutuksi tekeminen sairaalan yhteyshenkilöille koettiin tärkeänä.

Se, että sairaalan tiedottaja olisi mukana OLKA-toiminnan käynnistämisestä lähtien olisi äärimmäisen tärkeää, koska ammattilaisena hän osaa sanoittaa asiat sairaalan henkilöstölle ymmärrettävästi. Lisäksi hänellä on kaikki sairaalan viestintäkanavat käytettävissään. Mm. jutut sairaalan henkilöstölehdissä antavat toiminnalle kasvot ja OLKAn tiedotteiden välittäminen osastojen uutiskirjeisiin pitää OLKAn palveluita esillä. Myös Pop-Up-tapahtumia oli kokeiltu OLKAsta henkilökunnalle viestimiseen esim. lounasravintolan lähellä jaettiin OLKAn muistilappuja ja kyniä.

Joissain sairaaloissa on saatu OLKAn palveluista tietoa henkilökunnan hoitokäsikirjoihin ja potilaille lähetettäviin ajanvarauskutsukirjeisiin. Myös se, että sairaalan OLKA-yhteyshenkilön yhteystiedot näkyisivät järjestöjen OLKA-nettisivuilla, pidettiin hyvänä käytäntönä.

Sairaalat ovat isoja organisaatioita, joten on luontevaa, että tiedotusta ja viestintää kohdennetaan aina tarpeen mukaan esimerkiksi osastolle, jolla ollaan aloittamassa toimintaa. Myös säännöllisillä toiminnan esittelyillä hoitotyönlinjassa ja osastoilla, pidetään kumppanuuden eri tasoja vireessä.

Sairaalan puolelta korostettiin, että OLKAn materiaalit tulisi olla hyvin yksinkertaisia, jotta ne olisivat nopealukuisia- ja tajuisia. Näin OLKAn palvelut helpottaisivat henkilöstön työtä ja he ottaisivat OLKAn palvelut arkikäyttöön.

Puhumalla asiat jäsentyvät ja luottamus vahvistuu. Vieraanvaraisuus tuo yhteisiin neuvotteluihin rentoutta ja tuo sairaala-arkeen vaihtelua. Toisen työn kunnioittamisella luodaan arvostavaa ilmapiiriä. Aito kiinnostus toisen työtä kohtaan herättää luottamusta ja vasta kiinnostusta myös uutta toimintaa kohtaan.

Strateginen kumppanuus on alueellisten järjestöjen ja sairaaloiden johdon välistä ja se ohjaa operatiivista kumppanuutta, joka tapahtuu OLKAn järjestöammattilaisten ja sairaalan henkilöstön toimesta sairaalan arjessa. Operatiivisen kumppanuuden prosessi on koko ajan aktiivinen, koska prosessi käynnistyy aina, kun OLKA-toimintaa aloitetaan uudella osastolla tai poliklinikalla. Strategisen kumppanuuden merkitys on antaa toiminnalle rakenteet, resurssit ja mandaatti.

Lopuksi

Kumppanuuden toteuttamisessa on runsaasti haasteita, mutta enemmän hyviä käytäntöjä, joilla haasteet selätetään. Rakenteet vaativat rohkeita rakentajia, resurssit tulevaisuuteen katsomista ja vuorovaikutuksella ja viestinnällä tuetaan prosesseja, joiden hyvällä koordinoinnilla toiminta pysyy innovatiivisena ja ajan hermolla.

Tiedot opinnäytetyöstä

  • Opinnäytetyö: Sosiaali- ja terveysjärjestöjen ja sairaaloiden välisen kumppanuuden hyvät käytännöt, Case: OLKA®
  • Tekijä: Katja Kuusela, 2021, Lapin ammattikorkeakoulu
  • Koulutusohjelma: Sosiaalialan kansalais- ja aluelähtöinen kehittäminen, YAMK
  • Ohjaajat: Leena Viinamäki ja Timo Marttala, Lapin ammattikorkeakoulu
  • Toimeksiantaja: Pohjois-Pohjanmaan sosiaali- ja terveysturvayhdistys ry
  • Asiantuntija: Anu Toija, HyTe ry

close

Tilaa OLKAnen-uutiskirje

Jaa artikkeli:

Uusimmat

Arkisto

Arkistot

Avainsanat

Skip to content